Integritetspolicy

Information om behandling av personuppgifter enligt artiklarna 13 och 14 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Uppdaterad 12.8.2026.

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig

Koukku Kapital Oy (bifirma Koukku Digital)

FO-nummer

3331246-5

Hemort

Åbo

Besöksadress

Kärsämäentie 35, 20360 Åbo

Postadress

PB 3, 20201 Åbo

Kontaktperson i dataskyddsfrågor

John Tammi, john@koukku.ai

Beställningar och licensärenden

myynti@koukku.ai

Vi har inte utsett något dataskyddsombud, eftersom förutsättningarna i artikel 37 i GDPR inte uppfylls. Dataskyddsfrågor sköts av den kontaktperson som anges ovan.

2. Vem uppgifterna gäller

• Personer som skickat en offertförfrågan, en provperiodsbegäran eller ett kontaktformulär
• Kontaktpersoner hos kundorganisationer och de som beställer licenser
• Användare av kundorganisationernas arbetsstationer, i den mån arbetsstationsspecifika licensnycklar beviljas (punkt 3.3)
• Besökare på webbplatsen

3. Vilka uppgifter vi behandlar

3.1 Kontakt- och offertförfrågningsuppgifter

Namn, e-postadress, organisationens namn, antal arbetsstationer, FO-nummer, e-fakturaadress (OVT), eventuellt telefonnummer samt meddelandets fritt formulerade innehåll.

3.2 Kund-, licens- och faktureringsuppgifter

Kontaktpersonens namn och e-post, ordernummer, beställt licensantal, avtalsperiod, beviljade licensnycklar, fakturerings- och betalningsuppgifter samt kundkommunikation.

3.3 Arbetsstationens tekniska identifierare

När en kund beställer arbetsstationsspecifika licensnycklar kör kundens egen IT ett insamlingsskript som vi levererar och skickar den resulterande filen till oss. Ur den filen behandlar vi:

• arbetsstationens tekniska identifierare: ett envägsvärde som beräknats utifrån tekniska värden som lästs från datorn. De ursprungliga värdena lagras eller skickas inte som sådana, och de kan inte räknas tillbaka från identifieraren;
• datornamn som kunden uppgett: kolumnen finns i filen för kundens egen uppföljning. Kunden kan ta bort kolumnen innan filen skickas, och nycklarna beviljas ändå korrekt.

Vi påstår inte att denna uppgift är anonym. Att värdet är hashat begränsar skadan, men eftersom vi upprätthåller identifieraren just för identifiering och en arbetsstation ofta används av en namngiven person, behandlar vi den som en personuppgift och tillämpar alla rättigheter och skyldigheter i den här policyn på den.

Insamlingsskriptet läser inte användarnamn, IP-adresser, filer, dokument eller installerade program. Programmet skickar inte identifieraren någonstans under användningen: den beräknas och jämförs lokalt på datorn. Den enda överföringen är denna engångsinsamling, som kunden gör själv och vars resultat kunden ser innan den skickas. Beskrivningen finns också i införandeanvisningen (på finska).

3.4 Besöksuppgifter på webbplatsen

Webbplatsen använder Plausible Analytics, en kakfri besöksmätning som drivs inom EU. Där behandlas sidsökvägar, hänvisande adress, webbläsar- och enhetstyp samt en grov plats (land) som härleds ur IP-adressen.

Mätningen lagrar eller läser ingenting på din enhet — ingen kaka, inget lokalt webbläsarminne, inget enhetsfingeravtryck. Därför omfattas mätningen inte av 205 § i lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014), och webbplatsen har därför ingen kakbanner.

Vi påstår inte att mätningen är helt uppgiftslös. Unika besökare räknas på servern utifrån ett hashvärde som bildas av ett dagligt slumpsalt, domännamnet, IP-adressen och webbläsaruppgiften. Saltet byts ut och förstörs var 24:e timme, och varken IP-adressen eller webbläsaruppgiften lagras i något skede. Den tillfälliga behandlingen av IP-adressen är behandling av personuppgifter med berättigat intresse som grund (artikel 6.1 f i GDPR): behovet av att känna till webbplatsens användningsvolymer utan att spåra besökare.

Skrivbordsprogrammet laddar ingen analys alls — det öppnar inga nätverksanslutningar för användningen.

3.5 Vad vi inte behandlar

Vi tar inte emot, lagrar eller behandlar innehållet i de dokument du bearbetar, filnamnen eller de personuppgifter som finns i dem. Vi behandlar inte heller betalkortsuppgifter: webbplatsen har ingen kortbetalning.

4. Ändamål och rättslig grund

5. Varifrån uppgifterna kommer

Uppgifterna fås i regel av den registrerade själv via formulär på webbplatsen eller per e-post. Uppgifterna i punkt 3.3 fås av kundorganisationen, som samlar in dem på sina egna arbetsstationer och skickar dem till oss. Uppgifterna i punkt 3.4 uppstår genom användningen av webbplatsen.

6. Personuppgiftsbiträden — vilka tjänster vi använder och till vad

Vi använder följande tjänsteleverantörer. Var och en behandlar personuppgifter endast för vår räkning och enligt våra instruktioner. Ingen av dem behandlar innehållet i dina dokument, eftersom innehållet inte lämnar din enhet.

Identifierarna för arbetsstationer enligt punkt 3.3 förs inte in i marknadsförings- eller analystjänsterna ovan. De behandlas i samband med beviljandet av licenser och lagras separat. De lämnas inte ut till tredje parter.

Vi säljer eller hyr inte ut personuppgifter. Uppgifter kan lämnas ut till myndighet om lagen kräver det.

7. Överföringar utanför EU/EES

En del av våra personuppgiftsbiträden (Resend och HubSpot) är amerikanska tjänster, vilket innebär att en del av personuppgifterna överförs utanför EU/EES. Detta gäller uppgifterna i punkterna 3.1 och 3.2 — inte innehållet i dokument, inte identifierarna i punkt 3.3 och inte besöksuppgifterna i punkt 3.4.

Besöksmätningen överförs inte längre utanför EU. Google Analytics ersattes den 12.8.2026 med en kakfri mätning som drivs inom EU, så uppgifterna i punkt 3.4 behandlas i sin helhet inom EU.

Som grund för överföringarna används EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) eller ett beslut om adekvat skyddsnivå (EU–US Data Privacy Framework), beroende på vilket som gäller för respektive tjänsteleverantör. Vi kan på begäran lämna en redogörelse för överföringsgrunden som bilaga till en upphandling.

Innehållet i dokument överförs inte alls — varken inom eller utanför EU — eftersom det inte lämnar användarens enhet. Därför omfattas dokumentarbetet inte av överföringsbedömningarna i kapitel V i GDPR.

8. Lagringstider

När lagringstiden löpt ut raderas uppgifterna eller ändras så att de inte kan kopplas till en person.

9. Kakor

Webbplatsen använder varken analys- eller marknadsföringskakor. Besöksmätningen är kakfri: den lagrar eller läser ingenting på din enhet.

På din enhet lagras endast uppgifter som är nödvändiga för funktionen, och de bevaras i webbläsarens lokala minne på din egen enhet: språkval, licensnyckelns status, den lokala användningsloggen som beskrivs i punkt 12 samt inställningar du själv angett, såsom sparad signatur och författarnamn för anteckningar. De är sådana uppgifter som är nödvändiga för att tillhandahålla tjänsten enligt 205 § i lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014) och kräver därför inget samtycke. Inget av detta når oss — det stannar på din enhet.

Därför har webbplatsen ingen kakbanner. Bannern saknas inte av misstag: det finns inget på webbplatsen som det skulle behöva begäras samtycke för. Du kan när som helst tömma det lokala minnet i webbläsarens inställningar; då återgår språkvalet och en eventuell licensnyckel till standardvärdena.

Skrivbordsprogrammet sätter inga kakor, laddar ingen analys och tar ingen nätverkskontakt för användningen.

10. Den registrerades rättigheter

Du har rätt att:

• få tillgång till dina uppgifter och få en kopia av dem
• rätta felaktiga eller bristfälliga uppgifter
• begära att uppgifterna raderas
• begränsa behandlingen och invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse
• överföra de uppgifter du lämnat från ett system till ett annat
• återkalla ditt samtycke, om behandlingen grundar sig på samtycke

Begäran kan göras till john@koukku.ai. Vi svarar inom en månad. Vi kan be dig styrka din identitet innan uppgifter lämnas ut.

Om du arbetar i en organisation som skaffat en licens och din begäran gäller uppgifter i punkt 3.3, hänvisar vi dig först till din egen organisations IT-ansvariga: insamlingen av maskinidentifierare görs och beslutas av din arbetsgivare. Vi behandlar ändå din begäran också själva.

11. Rätt att lämna in klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddslagstiftningen kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. I Finland är tillsynsmyndigheten dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi).

12. Skydd av uppgifterna

• Uppgifterna finns endast i digital form. Åtkomsten är begränsad till personer vars arbetsuppgifter kräver det och skyddas med personliga inloggningsuppgifter och flerfaktorsautentisering.
• Trafiken mellan webbplatsen och användaren är krypterad (HTTPS).
• Identifierarna i punkt 3.3 lagras separat från marknadsförings- och analyssystemen.
• Appen har en lokal användningslogg som stöd för ansvarsskyldigheten enligt GDPR. Den sparas endast på användarens egen enhet och kan granskas och tömmas av användaren själv — den kommer inte till oss.

13. Vår roll enligt GDPR

När det gäller dina dokument är vi i regel inte personuppgiftsbiträde över huvud taget, eftersom innehållet inte lämnar den personuppgiftsansvariges kontroll. När det gäller licens- och kontaktuppgifter är vi själva personuppgiftsansvariga. Om en upphandling kräver ett personuppgiftsbiträdesavtal levererar vi det: DPA-modell (på finska).

14. Ändringar i denna policy

Vi uppdaterar policyn när behandlingen ändras. Väsentliga ändringar meddelar vi våra kunder. Datumet för den senaste uppdateringen finns alltid högst upp på sidan.