Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus — näin teet sen oikein

Ohje tilitoimistoille ja yrityksille: mitä kirjanpitolautakunta on linjannut, millä välineillä allekirjoitus on kiistattomasti pätevä ja miten allekirjoitettu tilinpäätös arkistoidaan. Päivitetty 16.7.2026.

Mitä laki ja KILA sanovat

• Kuka allekirjoittaa: kirjanpitolain mukaan tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittavat päätösvaltainen hallitus (tai vastuunalaiset yhtiömiehet) ja toimitusjohtaja, jos sellainen on.
• Käsin ei tarvitse: KILA 2069/2024 toteaa, ettei kirjanpitolaki tai muu säännös vaadi käsin allekirjoittamista — sähköiselle allekirjoittamiselle ei ole estettä, kun se tehdään lain 617/2009 tarkoittamalla tavalla. Sama linja on ollut voimassa jo lausunnosta KILA 1899/2012.
• Pelkkä nimikirjoituksen kuva ei riitä: skannattu tai piirretty nimikirjoitus PDF:n päällä on visuaalinen merkintä, ei laissa tarkoitettu sähköinen allekirjoitus. Pätevyys edellyttää allekirjoitusta, joka on kryptografisesti sidottu allekirjoittajaan ja asiakirjaan.

Millä välineellä allekirjoitus on pätevä?

Laki 617/2009 tuntee kehittyneen ja hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen. Käytännössä varmimmasta päästä heikoimpaan:

1. Varmennekortti (esim. DVV:n henkilökortti tai organisaatiokortti): tuottaa hyväksytyn varmenteen tasoisen allekirjoituksen — täyttää vaatimukset kiistatta. Tarvitset kortin, kortinlukijan ja PIN-koodin.
2. Vahvaan tunnistautumiseen (esim. pankkitunnukset) sidotut allekirjoituspalvelut: tuottavat kehittyneen sähköisen allekirjoituksen, joka on vakiintuneesti hyväksytty tilinpäätöksiin. Nämä ovat tyypillisesti transaktiohinnoiteltuja pilvipalveluita.
3. Ohjelmistovarmenteella tehty allekirjoitus ilman vahvaa henkilöllisyyden sidontaa: todistaa asiakirjan eheyden, mutta allekirjoittajan henkilöllisyyden sidonta voi jäädä kiistanalaiseksi. Emme suosittele tätä tilinpäätöksen ainoaksi allekirjoitustavaksi.

Näin allekirjoitat tilinpäätöksen Koukku Taiturilla

1. Avaa Digitaalinen allekirjoitus -työkalu ja valitse tilinpäätös-PDF. Käsittely tapahtuu 100 % omalla koneellasi — tilinpäätös ei lähde millekään palvelimelle edes allekirjoitettaessa.
2. Valitse allekirjoitustapa. Varmennekortti (DVV) luetaan kortinlukijalla; allekirjoitus tehdään kortin sirulla PIN-koodilla, eikä yksityinen avain poistu kortilta.
3. Jokainen allekirjoittaja allekirjoittaa vuorollaan — työkalu tukee useita peräkkäisiä allekirjoituksia samaan tiedostoon (hallituksen jäsenet + toimitusjohtaja). Tiedoston voi välittää allekirjoittajalta toiselle esim. sähköpostilla; jokainen uusi allekirjoitus suojaa myös edelliset.
4. Tarkista, että kaikkien allekirjoitukset näkyvät ja tiedot ovat oikein. Allekirjoituksen voi todentaa millä tahansa PDF-lukijalla (esim. Adobe Reader näyttää allekirjoituspaneelin) — vastaanottajalta ei vaadita mitään tiettyä ohjelmaa.
5. Arkistoi allekirjoitettu tilinpäätös 10 vuodeksi niin, että alkuperäisyys on todennettavissa. Säilytä allekirjoitettu tiedosto sellaisenaan — sitä ei saa muokata jälkikäteen (muokkaus rikkoo allekirjoituksen, mikä on tarkoituskin). Muun tilinpäätösaineiston arkistokopioihin PDF/A-arkistointityökalu auttaa.

Kokeile ilmaiseksi selaimessa

Usein kysyttyä

Voiko hallitus allekirjoittaa eri paikoista eri aikaan?

Kyllä. Allekirjoitukset tehdään peräkkäin samaan tiedostoon — kukin omalla koneellaan ja kortillaan. Kokousta ei tarvita allekirjoitushetkellä.

Mitä jos allekirjoittajalla ei ole varmennekorttia?

DVV:n henkilökortin saa poliisilta ja kortinlukija maksaa muutaman kympin — kertaluonteinen hankinta, jonka jälkeen allekirjoituksia voi tehdä rajattomasti ilman transaktiomaksuja. Vaihtoehtona ovat pankkitunnistukseen perustuvat allekirjoituspalvelut (transaktiohinnoiteltuja).

Kelpaako sähköisesti allekirjoitettu tilinpäätös tilintarkastajalle ja rekisteröintiin?

Sähköinen allekirjoitus on vakiintunut menettely, ja PAdES on EU:n yhteinen allekirjoitusmuoto. Tilintarkastaja tekee omat merkintänsä normaaliin tapaan. Käytännöistä kannattaa sopia tilintarkastajan kanssa etukäteen, kuten paperiaikanakin.

Miksi allekirjoittaa paikallisella työkalulla eikä pilvipalvelussa?

Tilinpäätös ja sen liitteet ovat luottamuksellista aineistoa. Paikallisessa allekirjoituksessa tiedosto ei käy millään palvelimella, transaktiomaksuja ei ole, ja työkalu toimii myös ilman verkkoa.