Koukku Taituri julkishallinnolle
PDF-työkalut kunnille, hyvinvointialueille, virastoille ja seurakunnille. Asiakirjat käsitellään 100 % käyttäjän laitteella — salassa pidettävä aineisto ei koskaan poistu organisaationne hallinnasta. Päivitetty 16.7.2026.
Miksi paikallinen käsittely on viranomaiselle merkittävä etu: kun asiakirja ei siirry millekään palvelimelle, GDPR:n kansainvälisten siirtojen arvioinnit, pilvipalvelun riskiselvitykset ja kysymys tietojen fyysisestä sijainnista eivät kohdistu asiakirjatyöhön lainkaan. Julkisuuslain 22 §:n salassapito ei vaarannu, koska sivullinen palveluntarjoaja ei saa aineistoa käyttöönsä edes teknisesti — toisin kuin ilmaisissa pilvi-PDF-työkaluissa, joihin lataaminen voi olla kielletty luovutus.
Lakisääteinen tehtävä → työkalu
| Velvoite | Mitä laki edellyttää | Työkalu |
|---|---|---|
| Digitointi Tiedonhallintalaki 19 § |
Paperilla saapuvat asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon luotettavuus ja eheys varmistaen. Kansallisarkiston ohje (2025) kuvaa käytännön: skannaus, PDF/A, tekstintunnistus. | OCR-tekstintunnistus + PDF/A-2b-arkistointi (konformanssi validoidaan riippumattomalla veraPDF-validaattorilla julkaisuputkessa) |
| Osittainen luovutus Julkisuuslaki 10 §, 22 § |
Asiakirjasta annetaan tieto siltä osin kuin se ei ole salassa pidettävä — salattavat kohdat on poistettava niin, ettei niitä voi palauttaa. | Aito redaktio: teksti poistetaan tiedoston sisältövirrasta pysyvästi (ei vain musta laatikko päälle). Apuri ehdottaa kohteet (henkilötunnukset tarkistusmerkillä validoiden, IBANit, yhteystiedot) ja redaktioraportti (PDF/A) syntyy päätöksen liitteeksi: mitä poistettiin, miltä sivuilta, millä menetelmällä. |
| Saavutettavuus Digipalvelulaki |
Verkkosivuilla julkaistavien PDF-tiedostojen ja -lomakkeiden on oltava saavutettavia. | Saavutettava PDF (PDF/UA, ISO 14289-1): tagitus, otsikkorakenne, kuvien alt-tekstit, kieli ja otsikkometatiedot — validoitu veraPDF:llä julkaisuputkessa. |
| Sähköinen allekirjoitus | Pöytäkirjat, päätökset ja sopimukset allekirjoitetaan sähköisesti; kirjanpitolautakunta (KILA 2069/2024) on vahvistanut sähköisen allekirjoituksen myös tilinpäätöksiin. | Digitaalinen allekirjoitus (PAdES): kryptografisesti sitova, tukee varmennekortteja (esim. DVV) ja useita allekirjoittajia. Toimii ilman verkkoa — ei transaktiomaksuja. |
| Arkistointi | Pysyvästi säilytettävä aineisto pitkäaikaissäilytyskelpoisessa muodossa; SÄHKE2-metatietomalli on yleisesti käytössä siirtorakenteena. | PDF/A-2b-muunnos on fail-closed: jos konformanssia ei voida saavuttaa (esim. upottamattomat fontit), työkalu kertoo syyn eikä tuota tiedostoa. Konformanssi todennetaan riippumattomalla veraPDF-validaattorilla jokaisella julkaisukierroksella, ja portti kattaa putken viisi koodipolkua. Kriittisessä viranomaisarkistoinnissa suosittelemme silti vahvistamaan tuotoksen veraPDF:llä — emme väitä kattavamme jokaista lähdeasiakirjan rakennetta. |
Tietoturva-arviointi — valmiit aineistot
- Tietoturva- ja arkkitehtuurikuvaus — yhden sivun tekninen selvitys IT- ja tietoturvavastaaville.
- Vastaukset hankinnan tietoturvakyselyyn — mm. Traficomin Kyberturvallisuuskeskuksen 10 kysymyksen listan teemat, liitettävissä hankinta-asiakirjoihin.
- Tietojenkäsittelysopimus (DPA-malli) ja saavutettavuusseloste (WCAG 2.1 AA).
Ajankohtainen tausta: tietosuojavaltuutetun lokakuun 2025 ratkaisu Microsoft-pilvipalveluiden julkissektorikäytöstä korosti, että pilvipalveluihin liittyvät kansainväliset siirrot vaativat rekisterinpitäjältä dokumentoitua varmistumista. Paikallinen käsittely ei poista organisaation muita velvoitteita, mutta asiakirjatyön osalta siirtokysymykset eivät synny lainkaan. (Emme väitä pilvipalveluiden olevan laittomia — sopimuksellinen, riskiarvioitu pilvi on sallittu; me poistamme arviointitaakan.)
Hankinta ja käyttöönotto
- Hintaluokka: työpöytälisenssi 4,90 €/kk/työasema (alv 0 %); vähintään 50 työasemasta organisaatioalennus −25 % eli 3,68 €/kk/työasema. Selainversio on ilmainen. Esimerkiksi 200 työaseman virasto: 3,68 € × 200 × 12 kk = 8 832 €/v (alv 0 %) — selvästi alle kansallisten kynnysarvojen, eli tyypillisesti suoraan pienhankintana tilattavissa oman hankintaohjeenne mukaan.
- Laskutus: verkkolasku (OVT) — tilauslomake sivulla Organisaatioille. Ei pakotettua korttimaksua.
- Kokeilu ilman hankintaa: selainversio toimii heti ja ilmaiseksi, ja 14 päivän kokeiluavaimen saa sähköpostiin — tietoturva-arvioinnin voi aloittaa tänään ilman sopimusta, koska kokeiluunkaan ei liity tiedonsiirtoa.
- Keskitetty käyttöönotto: työpöytäversio asennetaan MSI-paketilla (GPO/Intune), lisenssiavaimen voi esiasettaa keskitetysti, eikä käyttö vaadi pilvikirjautumista — toimii myös verkosta eristetyissä ympäristöissä.
- Kielet: suomi, ruotsi ja englanti — kielilain mukaiseen palveluun.